Bidang tertentu pasti mempunyai peraturan ketat mengenai penyimpanan dokumen.
Kebijakan di lingkungan kerja harus mencerminkan peraturan hukum dalam hal penyimpanan
dan perusakan data yang ada di email. Sayangnya, beberapa peraturan dan kebijakan mungkin bertentangan dan dapat menimbulkan potensi konflik yang mengakibatkan ketidakjelasan seperti apa yang benar-benar diperlukan, jadi kami melakukan yang terbaik untuk mengikuti kebijakan manajemen hukum dan IT. Sebagai Salah satu pengacara kami, kami diajak bicara saat menyiapkan bab ini dan ia mengatakan: "Ini menjadi semakin sulit untuk mengtahui apa yang ilegal hari ini. " Ada beberapa pemahaman yang agak rumit sedangkan beberapa dipotong agar lebih jelas. Pilihah dengan bijak.
Sins Of Omission – Apa ini Legal / Boleh?
Merupakan segmen pasar yang sedang berkembang dalam hal keamanan informasi dan kepatuhan hukum industri yang berkaitan dengan "Siklus Manajemen Informasi."
menyandikan setiap e-mail dan dokumen dengan semacam label atau pembungkus pelindung yang memungkinkan pemilik untuk memiliki kontrol penuh terhadap penggunaan dokumen tersebut. Ini termasuk "Hak Asasi" seperti forwarding, printing, atau memodifikasi dokumen pesan yang ditag. Produk tersebut dapat membantu email administrator menjaga kontrol terhadap melonjaknya jumlah e-mail di server mereka dan di jaringan penyimpanan. Salah satu produk tersebut bahkan memiliki fitur yang menetapkan tanggal kedaluwarsa pada e-mail untuk dimiliki mereka yang secara otomatis "rusak" dengan sendirinya setelah hanya melewati proses sebelum penyimpanan atas apa yang ditetapkan oleh peraturan dan kebijakan internal.
Beberapa produk komersial juga memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk menghentikan proses perusakan secara otomatis dari pusat konsol, guna mematuhi permintaan penemuan hukum seperti dalam gugatan atau penyelidikan.
Merupakan segmen pasar yang sedang berkembang dalam hal keamanan informasi dan kepatuhan hukum industri yang berkaitan dengan "Siklus Manajemen Informasi."
menyandikan setiap e-mail dan dokumen dengan semacam label atau pembungkus pelindung yang memungkinkan pemilik untuk memiliki kontrol penuh terhadap penggunaan dokumen tersebut. Ini termasuk "Hak Asasi" seperti forwarding, printing, atau memodifikasi dokumen pesan yang ditag. Produk tersebut dapat membantu email administrator menjaga kontrol terhadap melonjaknya jumlah e-mail di server mereka dan di jaringan penyimpanan. Salah satu produk tersebut bahkan memiliki fitur yang menetapkan tanggal kedaluwarsa pada e-mail untuk dimiliki mereka yang secara otomatis "rusak" dengan sendirinya setelah hanya melewati proses sebelum penyimpanan atas apa yang ditetapkan oleh peraturan dan kebijakan internal.
Beberapa produk komersial juga memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk menghentikan proses perusakan secara otomatis dari pusat konsol, guna mematuhi permintaan penemuan hukum seperti dalam gugatan atau penyelidikan.
Anda mengelola salah satu konsol futuristik dan
mendapatkan permintaan penemuan hukum untuk
salinan elektronik yang berasal dari semua e-mail Wakil Presiden yang baru saja
disajikan dengan surat perinyah pengadilan. Anda mendapatkan kunjungan mendadak
dari Wakil Presiden bidang keuangan yang sangat mendesak
anda untuk menunda perintah penarikan kembali selama hanya beberapa jam, saat
e-mail akan kadaluwarsa. Dia menjelaskan bahwa dia sudah
masuk melalui log e-mail nya dan menyadari bahwa email yang memberatkan dengan
mudah akan segera hilang, yang harus Anda lakukan adalah
"membiarkan hal itu terjadi "dan bukan
bertindak berdasarkan surat dari Wakil Presiden. Apakah etis bagi Anda untuk
mengikuti instruksi dari Wakil Presiden bidang Keuangan?
Conservative
Bersikaplah sopan namun tegas dan segera
hentikan proses perusakan. Meminta Wakil Presiden untuk membuat surat
pernyataan tertulis mengenai permintaan tersebutagar ia tahu bahwa anda serius
untuk menjaga kredibilitas serta kepercayaan pekerjaan Anda serta menghindari masalah hukum
yang bisa menjerat anda. Ambil catatan dari apa yang anda lakukan dan kapan, seta
catat siapa orang yang meminta anda untuk mengambil tindakan yang melanggar
etika dan hukum.
Liberal
Anda hanya berpegang pada jadwal yang ada. Backup
seharusnya tidak dilakukan selama jam kerja, sehingga semua yang Anda lakukan
adalah membiarkan sistem manajemen email melakukan apa yang seharusnya
dilakukan: Hancurkan email yang sudah tua / lama. Istirahatlah dan biarkan
berjalan apa adanya. Anda mungkin mendapat kenaikan gaji karena menjadi
seorang "anggota tim."
RINGKASANMengijinkan seseorang atau lembaga tertentu untuk merusak barang bukti yang ditemukan tidak hanya tidak etis, tetapi itu dilarang oleh hukum. Pengadilan dapat menetapkan atau menyeret anda untuk memberikan kesaksian mengenai prosedur perusakan dokumen yang biasanya terjadi dan tindakan apa yang anda ambil pada saat itu (terjadi perusakan dokumen), termasuk ketika anda tahu tentang surat perintah pengadilan. Walaupun ini merupakan sebuah kelalaian, tidak etis juga untuk merasionalisasikan seakan-akan tidak patuh terhadap hukum. Email dan catatan elektronik lainnya kini kebanyakan menjadi permintaan penemuan (barang bukti).